01 · AUSGANGSLAGE
Flexible Schichten machen den nachträglichen Abgleich zur täglichen Belastung
Teilzeitkräfte im Beherbergungsgewerbe arbeiten flexibel, meist in zwei getrennten Schichten, in Ausnahmefällen in bis zu vier. Die zu Monatsbeginn erstellten Dienstpläne müssen nach der tatsächlichen Anwesenheit anhand der Zeitbuchungen geprüft und angepasst werden.
Die Funktionen des vorhandenen Personalsystems waren verteilt. Vor dem Import von Dienstplänen oder der Anlage neuer Schichten mussten Excel-Vorlagen erstellt werden. Führungskräfte verglichen Dienstpläne, Zeitbuchungen und Überstunden einzeln – mit vielen Arbeitsschritten und hohem Einarbeitungsaufwand.
02 · HERAUSFORDERUNGEN
Betriebliche Flexibilität, Anwesenheitsregeln und Abrechnungsdaten zusammenbringen
Führungskräfte müssen Zeitbuchungen mit Dienstplänen vergleichen und Arbeitsstunden, Überstundenanträge, regelmäßige Ruhetage sowie aufeinanderfolgende Arbeitstage nach den Unternehmensregeln prüfen.
Bleiben Abweichungen ungeklärt, sehen Beschäftigte möglicherweise unvollständige Anwesenheitsdaten. Die Personalabteilung muss vor dem Abrechnungsabschluss erneut prüfen und Korrekturen anfordern. Das führt zu Rückfragen und Nacharbeit.
03 · UMSETZUNG
Eine Oberfläche für gemeinsame Datenansicht und Abgleich
Unsere Kernteammitglieder leiteten Anforderungsanalyse, Systementwurf und Einführungsberatung. Über die API des bestehenden Personalsystems wurden Dienstpläne, Zeitbuchungen und Überstunden eines gewählten Zeitraums in einer Oberfläche zur gemeinsamen Auswertung zusammengeführt.
Das System wertet Daten anhand der Unternehmensregeln aus. Farben und Markierungen weisen auf Prüfpunkte hin: Abweichungen zwischen Plan und Zeitbuchung, auffällige Arbeitsstunden oder Überstundenanträge, fehlende Ruhetagsdaten und aufeinanderfolgende Arbeitstage.
- Dienstpläne, Zeitbuchungen und Überstunden gemeinsam prüfen.
- Abweichungen zwischen Planung und tatsächlicher Anwesenheit erkennen und zentral korrigieren.
- Bestätigte Änderungen mit einem Schritt ins vorhandene Personalsystem zurückschreiben.
- Benötigte Schichten direkt anlegen, ohne separate Excel-Vorlagen.
- Überstundenvorlagen zur Prüfung durch Führungskräfte erzeugen.
Überstundenanträge bleiben eine menschliche Entscheidung
Der Kunde wollte Überstunden weiterhin durch Führungskräfte nach internen Verfahren bestätigen lassen. Daher analysiert das System die Daten und erstellt Vorlagen, reicht Anträge aber nicht automatisch ein. Die Automatisierung bereitet auf und weist auf Probleme hin; die letzte Entscheidung bleibt beim Menschen.
04 · ERGEBNISSE
Zwei Excel-Vorlagen ersetzen und Nacharbeit vor der Abrechnung reduzieren
Die neue Funktion ersetzte die Excel-Vorlagen für Dienstplanung und Schichtanlage vollständig. Datenaufbereitung, Abweichungsprüfungen und Plankorrekturen erfolgen nun in einer Arbeitsumgebung.
Führungskräfte müssen Tabellen nicht mehr wiederholt erstellen, importieren und ändern und erkennen Probleme früher. Vollständige Personaldaten unterstützen die Auskunft für Beschäftigte und reduzieren den Korrekturaufwand der Personalabteilung vor dem Abrechnungsabschluss.