01 · AUSGANGSLAGE
Vor dem Abschluss fehlt Zeit zur Korrektur, danach muss neu gerechnet werden
Der Kunde hatte mehrere interne Regeln für Urlaubs- und Überstundenbelege. Wegen der Kosten für Änderungen an einzelnen Funktionen der Standardsoftware waren nicht alle Regeln in jedem Erfassungs- und Freigabeprozess hinterlegt.
Beschäftigte oder Freigabeverantwortliche konnten Bedingungen übersehen. Oft entdeckte die Personalabteilung Probleme erst bei der Sammelprüfung vor der Abrechnung. Für Korrekturen blieb wenig Zeit, und der Abrechnungslauf verzögerte sich.
Auch nach dem Abrechnungsabschluss können Beschäftigte frühere Urlaubs- und Überstundendaten ergänzen, ändern oder löschen. Diese Änderungen erfordern eine Neuberechnung und die Nachzahlung oder Rückforderung der Differenz in der aktuellen Periode.
02 · HERAUSFORDERUNGEN
Historische Anwesenheitsänderungen betreffen die gesamte Berechnungsgrundlage
Standard-Personalsysteme können historische Urlaubszeiten, Überstunden, Schichtzulagen und Abrechnungsgrundlagen für abgeschlossene Perioden häufig nicht gemeinsam neu berechnen.
Ohne individuelle Erweiterung muss die Personalabteilung jede Ergänzung, Löschung und Änderung erfassen, Urlaubsabzüge, Überstundenvergütung und Zulagen neu berechnen und einzeln mit der ursprünglichen Abrechnung vergleichen, um die aktuelle Korrektur zu ermitteln.
03 · UMSETZUNG
Zwei Stufen: Frühwarnung und rückwirkende Korrektur
Unsere Kernteammitglieder leiteten Anforderungsanalyse, Systementwurf und Einführungsberatung. Innerhalb der vorhandenen Personalarchitektur entwickelten sie zwei Automatisierungsmechanismen für Probleme vor und nach dem Abrechnungsabschluss.
Stufe 1: Hinweise vor dem Abrechnungsabschluss
Eine täglich geplante Prüfung kontrolliert Urlaub, Überstunden und weitere Anwesenheitsbelege anhand der internen Regeln des Kunden.
Bei Abweichungen informiert das System Antragstellende, freigebende Führungskräfte und die Personalabteilung per E-Mail. Es nennt die betroffenen Belege und nicht erfüllten Bedingungen, damit diese zeitnah geprüft und korrigiert werden.
Stufe 2: Historische Daten nach dem Abschluss neu berechnen
Ein zweiter Mechanismus berechnet Entgelte neu, wenn Urlaub oder Überstunden nach dem Abschluss erfasst oder geändert werden. Die ursprünglichen Abrechnungsdaten und die neue Berechnung bleiben erhalten.
- Ursprünglich abgeschlossene Anwesenheits- und Abrechnungsdaten aufbewahren.
- Urlaub, Überstunden, Schichtzulagen und durchschnittlichen Stundenlohn neu berechnen.
- Ursprüngliche und neue Abrechnung vergleichen und aktuelle Korrekturen ermitteln.
- Korrekturbelege für die aktuelle Periode automatisch erzeugen.
- Differenzen und Korrekturinformationen auf der Entgeltabrechnung anzeigen.
04 · ERGEBNISSE
Abweichungen früher beheben und Korrekturen nachvollziehbar halten
Die tägliche Prüfung erkennt Anwesenheitsabweichungen bereits vor der abschließenden Abrechnungskontrolle. Beteiligte erhalten frühere Hinweise und können korrigieren. Das reduziert kurzfristige Nachforschungen und Rückfragen der Personalabteilung.
Werden historische Daten nach dem Abschluss geändert, übernimmt das System Neuberechnung, Versionsvergleich, Korrekturbelege und Abrechnungshinweise. Manuelles Zusammenstellen der Änderungen und Nachrechnen entfallen.
Ursprüngliche Abrechnungen, neue Ergebnisse und die Herkunft jeder Differenz bleiben erhalten. Damit verfügt die Personalabteilung über eine klare Grundlage für spätere Prüfungen und Rückverfolgung.