01 · AUSGANGSLAGE
Mit jedem neuen System wird Excel häufiger zum Datentransporter
Mit der zunehmenden Digitalisierung musste das bestehende Personalsystem Daten mit ERP-Stammdaten, elektronischen Freigaben, Buchungsbelegen, Personalentwicklung und BI-Analysen austauschen.
Vor der Integration exportierten die Teams Daten, bereiteten sie in Excel auf, wandelten Formate um und importierten sie manuell. Das führte zu doppelter Arbeit und Fehlern durch unterschiedliche Formate, Inhalte und Verarbeitungszeiten.
02 · HERAUSFORDERUNGEN
Anforderungen ändern sich. Die Architektur muss mitwachsen.
Das Projekt umfasste unterschiedliche Systeme, Datenstrukturen, Austauschformate, Ausführungszeiten und zuständige Teams. Anforderungen, Datendefinitionen und das Prozessverständnis der Beteiligten entwickelten sich während der Umsetzung weiter.
Starre Verbindungen zwischen jeweils zwei Systemen würden bei späteren Änderungen mehrere Schnittstellen betreffen und den Test- und Wartungsaufwand erhöhen.
03 · UMSETZUNG
Eine gemeinsame Datenbank für Austausch und Zeitsteuerung
Unsere Kernteammitglieder leiteten Anforderungsanalyse, Systementwurf und Abstimmung zwischen den Teams. Sie entwarfen eine Zwischendatenbank als gemeinsame Datenquelle und Austauschschicht für Personalverwaltung, ERP, Freigaben, Personalentwicklung und BI.
Eine gemeinsame Datenaustauschschicht
Die Systeme bereiten Daten über die Zwischendatenbank auf, wandeln sie um und tauschen sie aus, statt direkt voneinander abhängig zu sein. Änderungen eines Systems wirken sich dadurch weniger auf andere Schnittstellen aus.
Geplante Synchronisierung und Formatumwandlung
- Organisations- und Personalstammdaten sowie Inhalte für das Data Warehouse zeitgesteuert synchronisieren.
- Upload-Formate für das Zielsystem anhand der Anforderungen an Entgeltbuchungsbelege und Buchungssätze automatisch erzeugen.
- Mehrere Datenquellen zu individuellen Managementberichten zusammenführen.
Datenprüfung und E-Mail-Hinweise
Vor dem Austausch werden Quelldaten und Pflichtfelder geprüft. Fehlende Daten, unpassende Formate oder auffällige Inhalte lösen E-Mail-Hinweise aus, damit sie vor der Weitergabe an nachgelagerte Systeme geprüft werden können.
Ausführungsprotokolle und erneute Ausführung
SQL Server Agent führt geplante Aufträge aus. Die SQL-Ebene protokolliert Zeiten, Verarbeitungsstatus und Fehler. Schlägt eine Schnittstellenverarbeitung fehl, helfen die Protokolle bei der Analyse und Wiederholung, ohne den gesamten Datenbestand erneut zu verarbeiten.
04 · ERGEBNISSE
Vom manuellen Datentransport zum steuerbaren Austausch
Mit Zwischendatenbank, SQL Server Agent und Zeitsteuerung entstanden schrittweise gemeinsame Standards für den Datenaustausch zwischen dem Personalsystem und weiteren Anwendungen.
Stammdaten, Buchungsbelege und Analysedaten werden zeitgesteuert übertragen. Excel-Aufbereitung, Formatumwandlung und manuelle Importe nehmen ab. Jede Schnittstellenverarbeitung verfügt über Protokolle, Fehlermeldungen und Wiederholungsmöglichkeiten.
Die Architektur bleibt anpassbar. Neue Systeme, Datenquellen und Austauschformate lassen sich auf der vorhandenen Grundlage ergänzen, ohne bestehende Abläufe vollständig neu aufzubauen.
05 · EXPERIENCE TO PRODUCT
Von Integrationserfahrung zu HCS API Agent
Erfahrungen mit Zwischendatenbanken, T-SQL-Zeitsteuerung, Hinweisen, Ausführungsprotokollen und Fehlerbehebung bildeten eine wichtige Grundlage für die spätere Architektur von HCS API Agent.
Dieses Projekt verwendete nicht das heutige Produkt HCS API Agent. Es zeigt, wie unser Kernteam durch langjährige Unternehmensintegration wiederverwendbare Architekturansätze und Umsetzungserfahrung aufgebaut hat.